La transformación digital de los despachos profesionales no consiste solo en incorporar nuevas herramientas, sino en ordenar procesos, ganar trazabilidad y liberar tiempo para dedicarlo a lo verdaderamente importante: el asesoramiento de valor al cliente. Desde esta premisa, GSM&B ha participado en la implementación de Tax One, una plataforma tecnológica diseñada para automatizar y controlar de forma integral la gestión de libros, cuentas anuales y documentación societaria ante el Registro Mercantil.
La iniciativa ha contado con la participación de Laura Vicente Gómez, socia directora ejecutiva de GSM&B, quien ha intervenido en el proceso de implantación de esta solución en el despacho, coordinando la participación del área de administración en la implantación de esta herramienta y aportando la visión práctica de una firma que gestiona obligaciones mercantiles recurrentes para múltiples sociedades.
El reto: ordenar un proceso crítico y muy manual
La legalización de libros y el depósito de cuentas anuales son dos procedimientos habituales en la actividad de asesorías, gestorías y despachos profesionales. Sin embargo, pese al avance de la digitalización contable, la fase final de relación con el Registro Mercantil seguía dependiendo, en muchos casos, de tareas dispersas: hojas de cálculo, correos electrónicos, documentación en distintas ubicaciones, seguimiento manual de firmas, control de incidencias y revisión de facturas registrales.
Este escenario generaba una importante carga operativa para los equipos, especialmente en periodos de alta concentración de trabajo. Además, dificultaba disponer de una visión clara y actualizada del estado real de cada expediente: qué sociedades estaban pendientes de firma, cuáles se habían presentado, qué documentación faltaba, qué expedientes tenían defectos o qué facturas quedaban por recibir.
Para GSM&B, el reto no era únicamente automatizar tareas, sino mejorar el control completo del proceso, reducir duplicidades y reforzar la seguridad en una gestión especialmente sensible para los clientes.
La solución: una plataforma para centralizar el flujo registral
Tax One nace como una plataforma en la nube especializada en automatizar procesos vinculados al Registro Mercantil. La herramienta permite gestionar desde un único entorno la lectura automatizada de escrituras, la generación de documentación societaria y contable, la legalización de libros, el depósito de cuentas anuales, la creación de actas y certificaciones, así como el seguimiento de notificaciones, incidencias y facturación asociada.
En el caso de GSM&B, la implantación de Tax One ha permitido ordenar un proceso que tradicionalmente exigía una elevada coordinación entre documentación, firmas, presentaciones y seguimiento posterior. La herramienta aporta una visión global del expediente y permite que los equipos trabajen con mayor trazabilidad y capacidad de control.
Como destaca Laura Vicente Gómez, el valor de este tipo de soluciones no reside solo en la automatización, sino en la posibilidad de controlar todo el flujo desde un único entorno. La integración de procesos como la preparación documental, el seguimiento de firmas o la lectura automatizada de escrituras contribuye a reducir el trabajo manual y a disponer de una visión más clara del estado de cada expediente.
Una implantación acompañada y progresiva
Uno de los aspectos diferenciales del proyecto es que la implementación de Tax One no se plantea como una simple incorporación de software, sino como un proceso acompañado. La adopción de nuevas herramientas tecnológicas en un despacho profesional exige comprender los flujos internos, adaptar procedimientos y facilitar que los equipos incorporen la solución de forma natural.
En este sentido, la implantación progresiva permite reducir la resistencia al cambio y comprobar el funcionamiento de la plataforma en escenarios reales antes de extender su uso al conjunto de la cartera de sociedades.
Para GSM&B, esta metodología resulta clave: la tecnología debe estar al servicio del equipo y del cliente, no al revés. La herramienta debe facilitar el trabajo diario, mejorar el control de la información y reforzar la calidad del servicio prestado.
Más allá de la automatización: información financiera de mayor valor
La colaboración de GSM&B con Tax One no se limita a la utilización de la plataforma. La firma también está participando en el desarrollo de nuevas funcionalidades orientadas a reforzar el valor añadido de la información financiera que recibe el cliente final.
Entre estas funcionalidades destaca la futura memoria premium, prevista para el próximo ejercicio, cuyo objetivo es ofrecer una explicación más clara, comprensible y personalizada de las cuentas anuales. Esta evolución supone ir más allá del modelo tradicional parametrizado, aportando una lectura más útil de la información contable y financiera.
Para ello, GSM&B contribuye con la experiencia de su equipo de economistas, auditores y expertos contables, incorporando una visión técnica y práctica sobre las necesidades reales de las empresas y de los profesionales que trabajan con documentación mercantil y financiera.
El resultado: mayor control, eficiencia y trazabilidad
La implementación de Tax One en GSM&B representa un ejemplo de cómo la innovación tecnológica puede mejorar procesos internos complejos sin perder el rigor profesional que exige la gestión mercantil.
Entre los principales beneficios del proyecto destacan:
- Centralización de la documentación y del seguimiento registral.
- Reducción de tareas manuales y duplicidades.
- Mayor visibilidad del estado de cada expediente.
- Mejor control de firmas, incidencias, defectos y notificaciones.
- Mayor seguridad en la gestión de información societaria y contable.
- Optimización del tiempo de los equipos profesionales.
- Refuerzo del valor añadido en la información entregada al cliente.
Este caso de éxito refleja la apuesta de GSM&B por una consultoría empresarial más eficiente, tecnológica y orientada al dato, sin renunciar a la cercanía, el criterio profesional y el acompañamiento que definen la relación con sus clientes.
Innovación aplicada al servicio profesional
La participación de GSM&B en la implementación de Tax One confirma una convicción cada vez más relevante en el sector: la digitalización no sustituye el conocimiento experto, lo potencia.
Automatizar procesos recurrentes permite a los equipos profesionales dedicar más tiempo al análisis, la interpretación y el asesoramiento. En un entorno normativo cada vez más exigente, contar con herramientas que mejoren la trazabilidad y el control operativo se convierte en una ventaja tanto para el despacho como para sus clientes.
Con este proyecto, GSM&B avanza en su compromiso con la mejora continua, incorporando soluciones que permiten trabajar con mayor eficiencia y ofrecer un servicio más completo, claro y útil para las empresas.
