La gran afluencia de novedades normativas en el ámbito laboral que han entrado en vigor en estos últimos años ha obligado a las compañías a adecuar sus políticas a todos estos cambios. Teniendo esto en cuenta, repasamos brevemente las obligaciones laborales que deben cumplir las empresas en función del número de trabajadores de su plantilla, para evitar incidencias y sanciones ante una inspección de trabajo.
Obligaciones laborales para todas las empresas
Hay una serie de obligaciones que afectan a cualquier empresa, con independencia del tamaño de su plantilla, incluso si tiene un solo trabajador. Tienen que ver con la igualdad retributiva, la prevención del acoso y la discriminación, el control de la jornada y el uso de herramientas digitales y sistemas de control. Son las primeras que revisa la Inspección de Trabajo, por lo que conviene tenerlas documentadas y actualizadas.
Registro retributivo
Todas las empresas, independientemente del número de empleados están obligadas a llevar un registro retributivo de la totalidad de su plantilla.
Este registro debe incluir los valores medios de los salarios, complementos salariales y percepciones no salariales de las personas trabajadoras desglosados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor.
Las empresas obligadas a realizar un Plan de igualdad tienen que incluir en él una auditoría retributiva para comprobar si se cumple el principio de igualdad entre hombres y mujeres en materia salarial.
En el caso de que la empresa deba realizar esta auditoría retributiva el registro retributivo debe reflejar también las medias aritméticas y medianas de las agrupaciones de los trabajos de igual valor en la empresa, aunque pertenezcan a diferentes clasificaciones profesionales, desglosados por sexo.
Asimismo, se debe añadir una justificación cuando haya una diferencia entre la media aritmética o la mediana de las retribuciones totales en la empresa de los trabajadores de un 25% o más respecto a hombres y mujeres.
Protocolo frente al acoso sexual, acoso por razón de sexo y violencia sexual
Todas las empresas, independientemente del número de trabajadores de su plantilla, deberán disponer de un protocolo para la prevención del acoso sexual , acoso por razón de sexo y violencia sexual.
Protocolo contra el acoso laboral o mobbing
Todas las empresas, independientemente del número de trabajadores en plantilla, deberán disponer de un código de conducta para hacer frente a las situaciones de acoso laboral o moral.
Plan de gestión de la diversidad – medidas contra la discriminación
Todas las empresas están obligadas a implantar herramientas necesarias para detectar, prevenir y hacer cesar las situaciones discriminatorias.
Para el cumplimiento de esta obligación puede articularse un Plan de Gestión de la Diversidad, siendo el mismo un instrumento integrado por un protocolo antidiscriminación y un conjunto de medidas cuyo fin último es evitar cualquier situación discriminaría en la empresa.
Registro de Jornadas
Todas las empresas, sin depender del número de trabajadores en plantilla, están obligadas a registrar la jornada laboral de sus empleados, tanto la jornada ordinaria, como las horas extraordinarias y afecta a la totalidad de la plantilla, incluido los mandos intermedios y los de dirección.
Se debe implementar una política interna de control de registro horario detallando el procedimiento que la compañía seguirá para el control de la misma, detallando que circunstancias se consideran interrupción de la jornada y cualquier otra particularidad que se deba tener en cuenta.
Desconexión digital
Todas las empresas, independientemente del número de trabajadores, están obligadas a elaborar una política interna dirigida a los trabajadores, en las que se definan las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión digital y las acciones de formación y sensibilización de la plantilla, relativa al uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riego de fatiga informática.
Sistemas de videovigilancia y grabación de sonido
En el caso de que la empresa posea sistemas de videovigilancia y grabación de sonido en el ámbito laboral, debe contar con un protocolo al efecto. Debiendo con carácter previo informar por escrito a los trabajadores y a los representantes legales de esos de la existencia de cámaras y de su utilización como herramienta de control laboral y de su posible utilización con fines disciplinarios.
Prevención de riesgos laborales y riesgos climáticos
Todas las empresas, con independencia de su tamaño, deben evaluar los riesgos de los puestos de trabajo y disponer de un plan de prevención. Esta evaluación debe incluir las situaciones derivadas de fenómenos meteorológicos adversos, como DANA u olas de calor. Ante estas situaciones, la empresa debe informar de las medidas que va a adoptar y conocer el alcance del permiso climático que reconoce el Estatuto de los Trabajadores.
Obligaciones para empresas con 50 o más trabajadores
Al alcanzar los 50 trabajadores, las obligaciones de la empresa aumentan de forma significativa. A las exigencias comunes a todas las empresas se suman órganos de representación y participación, como el comité de empresa y el comité de seguridad y salud, y nuevas obligaciones en materia de igualdad, canal de denuncias e integración de personas con discapacidad. Conviene controlar la evolución de la plantilla para adaptarse a tiempo a este umbral.
Comité de seguridad y salud
En las empresas o centros de trabajo con 50 o más trabajadores, es obligatorio constituir un comité de seguridad y salud.
Este comité es un órgano paritario y colegiado de participación, cuya función es la consulta regular y periódica en materia de prevención de riesgos.
Está formado por los delegados de prevención y el empresario o sus representantes. En las reuniones del comité pueden participar, con voz pero sin voto, los delegados sindicales y los responsables técnicos de la prevención en la empresa.
La constitución de este comité es una obligación legal inexcusable que no puede bloquearse, salvo que se constituyan órganos específicos mediante la negociación colectiva.
El comité ha de tener una composición paritaria, pero el número de componentes viene dado por el doble del número de delegados de prevención existente dependiendo de la plantilla:
| NÚMERO DE TRABAJADORES | ORGANOS DE REPRESENTACION | ORGANOS DE REPRESENTACIÓN |
| Delegados de Prevención | Comité de Seguridad y Salud | |
| De 50 a 100 trabajadores | 2 delegados | 4 miembros |
| De 101 a 500 trabajadores | 3 delegados | 6 miembros |
| De 501 a 1000 trabajadores | 4 delegados | 8 miembros |
| De 1001 a 2000 trabajadores | 5 delegados | 10 miembros |
| De 2001 a 3000 trabajadores | 6 delegados | 12 miembros |
| De 3001 a 4000 trabajadores | 7 delegados | 14 miembros |
| Más de 4001trabajadores | 8 delegados | 16 miembros |
Comité de empresa y representación sindical
Las personas trabajadoras de empresas o centro de trabajo con 50 o más empleados podrán constituir un Comité de Empresa. Dicho comité actuará en calidad de órgano representativo y colegiado para la defensa de los intereses de los trabajadores.
El número de miembros del Comité de Empresa estará en función de número de trabajadores:
| NÚMERO DE TRABAJADORES | NÚMERO COMPONENTES COMITÉ |
| De 50 a 100 trabajadores | 5 miembros |
| De 101 a 250 trabajadores | 9 miembros |
| De 251 a 500 trabajadores | 13 miembros |
| De 501 a 750 trabajadores | 17 miembros |
| De 751 a 1000 trabajadores | 21 miembros |
| De 1000 trabajadores en adelante | 2 por cada mil o fracción, máximo 75 |
De igual modo, los trabajadores pueden constituir sección sindical. Las secciones sindicales estarán representadas cuando en la empresa cuenten con representantes en el comité o centro de trabajo y ocupen a más de 250 trabajadores, por delegados sindicales elegidos por y para sus afiliados.
A falta de acuerdo, el número de delegados sindicales por cada sección sindical de los sindicatos que haya obtenido el 10% de los votos en la elección al Comité de Empresa se determinará como sigue:
| NÚMERO DE TRABAJADORES | NÚMERO DE REPRESENTANTES |
| De 250 a 750 trabajadores | 1 representante |
| De 751 a 2000 trabajadores | 2 representantes |
| De 2001 a 5000 trabajadores | 3 representantes |
| De 5001 en adelante | 4 representantes |
Planes de igualdad y medidas para personas LGTBI
Las empresas con 50 o más trabajadores están obligadas a elaborar e implantar planes de igualdad. Estos planes deben contener un conjunto ordenado de medidas evaluables dirigidas a remover los obstáculos que impiden o dificultan la igualdad efectiva de mujeres y hombres. Entre el contenido que debe valorarse para la elaboración del plan de igualdad cabe destacar el registro retributivo donde se debe reflejar la información retributiva desglosada por sexos y valoración de puestos de trabajo, igualmente el mismo deberá contener una auditoria retributiva.
Por otra parte, las empresas con más de 50 trabajadores deben contar con un conjunto planificado de medidas y recursos para alcanzar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI. Estas medidas deben incluir un protocolo de actuación para la atención del acoso y la violencia contra las personas LGTBI
Canal de denuncias
Las empresas de 50 o más trabajadores están obligadas a disponer de un canal de denuncias, con la finalidad principal de proteger frente a las posibles represalias de personas trabajadoras que detecten infracciones penales o administrativas y las pongan en conocimiento a través de los mecanismos legales vigentes. Protege a quien informa de infracciones penales o administrativas graves o muy graves y de infracciones del Derecho de la UE.
Contratación de personal con discapacidad
Las empresas de 50 o más trabajadores tendrán la obligación de tener en plantilla, como mínimo a un 2% de empleados con discapacidad.
Para el cómputo del número de trabajadores, será necesario tener en cuenta como periodo de referencia el correspondiente a los 12 meses anteriores en el momento del cómputo, dando como resultado un promedio en el que se deben considerar la totalidad de los centros de trabajo de la empresa.
No obstante, en el caso de no poder cumplir con el % de reserva del 2% que establece la Ley General de Discapacidad, es posible solicitar una declaración o certificado de excepcionalidad, siempre que podamos acreditar la imposibilidad de poder cumplir la ley mediante contratación directa.
Obligaciones para centros de más de 200 trabajadores y empresas de más de 500
A medida que crece la plantilla, las obligaciones se amplían a la organización de la movilidad y de la prevención de riesgos laborales. Los centros de trabajo de más de 200 personas trabajadoras deben planificar cómo se desplaza su plantilla, y las empresas de más de 500 trabajadores deben organizar la prevención con medios propios. Esta última obligación alcanza también a las empresas de entre 250 y 500 trabajadores que desarrollan actividades especialmente peligrosas. Conviene revisar ambas cuestiones antes de alcanzar estos umbrales.
Plan de movilidad sostenible al trabajo
La Ley de Movilidad Sostenible, en vigor desde el 5 de diciembre de 2025, obliga a las empresas y entidades con centros de trabajo de más de 200 personas trabajadoras, o de 100 por turno, a elaborar e implantar planes de movilidad sostenible al trabajo. El plazo máximo para hacerlo es de 24 meses desde su entrada en vigor.
Estos planes deben contemplar tanto a la plantilla como a las personas visitantes, los proveedores y cualquier persona que acceda regularmente al centro. Deben incluir medidas como el impulso de la movilidad activa (a pie o en bicicleta), el uso del transporte colectivo, la movilidad de bajas emisiones, los servicios de movilidad compartida y la facilitación de la recarga de vehículos cero emisiones.
Servicio de prevención propio
Las empresas que cuenten con más de 500 trabajadores tienen la obligación de constituir un servicio de prevención propio.
Este servicio debe estar compuesto por un conjunto de medios humanos y materiales necesarios para realizar las actividades de prevención. Además, el servicio debe constituir una unidad organizativa específica dentro de la empresa, y sus integrantes deben dedicarse exclusivamente a las actividades preventivas, debiendo someter su sistema de prevención al control de auditorías externas periódicas en prevención de riesgos laborales.
Las empresas no pueden externalizar parte de las actividades preventivas, debiendo constituir dicho servicio de prevención propio sin opción de concierto.
Esta obligación se aplica también a las empresas de entre 250 y 500 trabajadores que desarrollen actividades consideradas como especialmente peligrosas.
Cómo mantener tu empresa al día con sus obligaciones laborales
Cumplir con la normativa laboral no es solo una obligación legal, sino también una muestra de compromiso con las personas que forman parte de tu empresa. Conocer y aplicar estas exigencias en función del tamaño de la plantilla permite evitar sanciones y, sobre todo, construir entornos de trabajo más seguros, igualitarios y respetuosos.
Desde GSM&B te ayudamos a revisar y adaptar tus políticas laborales a la normativa vigente y a los valores de tu organización a través de nuestro servicio de gestión laboral.
