Obligaciones laborales según tu plantilla: guía actualizada para empresas

OBLIGACIONES LABORALES PARA EMPRESAS EN FUNCIÓN DE SU PLANTILLA 

La gran afluencia de novedades normativas en el ámbito laboral que han entrado en vigor en estos últimos años ha provocado que las compañías hayan tenido que adecuar sus políticas a todos estos cambios.  Teniendo esto en cuenta, pasamos a hacerles un breve repaso de las obligaciones laborales que deben cumplir las empresas en función del número de trabajadores de su plantilla y así evitar incidencias y sanciones ante una inspección de trabajo en estas materias. 

Registro de Salarios

Todas las empresas, independientemente del número de empleados están obligadas a llevar un registro retributivo de la totalidad de su plantilla.   

Este registro debe incluir los valores medios de los salarios, complementos salariales y percepciones no salariales de las personas trabajadoras desglosados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor. 

Las empresas obligadas a realizar un Plan de igualdad tienen que incluir en él una auditoría retributiva para comprobar si se cumple el principio de igualdad entre hombres y mujeres en materia salarial. 

En el caso de que la empresa deba realizar esta auditoría retributiva el registro retributivo debe reflejar también las medias aritméticas y medianas de las agrupaciones de los trabajos de igual valor en la empresa, aunque pertenezcan a diferentes clasificaciones profesionales, desglosados por sexo. 

Asimismo, se debe añadir una justificación cuando haya una diferencia entre la media aritmética o la mediana de las retribuciones totales en la empresa de los trabajadores de un 25% o más respecto a hombres y mujeres. 

Protocolo frente al acoso sexual, acoso por razón de sexo y violencia sexual

Todas las empresas, independientemente del número de trabajadores de su plantilla, deberán disponer de un protocolo para la prevención del acoso sexual , acoso por razón de sexo y violencia sexual. 

Protocolo contra el acoso laboral o mobbing

Todas las empresas, independientemente del número de trabajadores en plantilla, deberán disponer de un código de conducta para hacer frente a las situaciones de acoso laboral o moral. 

Plan de gestión de la diversidad – medidas contra la discriminación

Todas las empresas están obligadas a implantar herramientas necesarias para detectar, prevenir y hacer cesar las situaciones discriminatorias. 

Para el cumplimiento de esta obligación puede articularse un Plan de Gestión de la Diversidad, siendo el mismo un instrumento integrado por un protocolo antidiscriminación y un conjunto de medidas cuyo fin último es evitar cualquier situación discriminaría en la empresa. 

Registro de Jornadas

Todas las empresas, sin depender del número de trabajadores en plantilla, están obligadas a registrar la jornada laboral de sus empleados, tanto la jornada ordinaria, como las horas extraordinarias y afecta a la totalidad de la plantilla, incluido los mandos intermedios y los de dirección. 

Se debe implementar una política interna de control de registro horario detallando el procedimiento que la compañía seguirá para el control de la misma, detallando que circunstancias se consideran interrupción de la jornada y cualquier otra particularidad que se deba tener en cuenta. 

Desconexión digital 

Todas las empresas, independientemente del número de trabajadores, están obligadas a elaborar una política interna dirigida a los trabajadores, en las que se definan las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión digital y las acciones de formación y sensibilización de la plantilla, relativa al uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riego de fatiga informática. 

Sistemas de videovigilancia y grabación de sonido

En el caso de que la empresa posea sistemas de videovigilancia y grabación de sonido en el ámbito laboral, debe contar con un protocolo al efecto. Debiendo con carácter previo informar por escrito a los trabajadores y a los representantes legales de esos de la existencia de cámaras y de su utilización como herramienta de control laboral y de su posible utilización con fines disciplinarios. 

Comité de seguridad y salud

En las empresas o centros de trabajo con 50 o más trabajadores, es obligatorio constituir un comité de seguridad y salud.  

Este comité es un órgano paritario y colegiado de participación, cuya función es la consulta regular y periódica en materia de prevención de riesgos.  

Está formado por los delegados de prevención y el empresario o sus representantes. En las reuniones del comité pueden participar, con voz pero sin voto, los delegados sindicales y los responsables técnicos de la prevención en la empresa. 

 La constitución de este comité es una obligación legal inexcusable que no puede bloquearse, salvo que se constituyan órganos específicos mediante la negociación colectiva. 

El comité ha de tener una composición paritaria, pero el número de componentes viene dado por el doble del número de delegados de prevención existente dependiendo de la plantilla: 

Comité de empresa 

Las personas trabajadoras de empresas o centro de trabajo con 50 o más empleados podrán constituir un Comité de Empresa. Dicho comité actuará en calidad de órgano representativo y colegiado para la defensa de los intereses de los trabajadores. 

El número de miembros del Comité de Empresa estará en función de número de trabajadores: 

De igual manera pueden constituir sección sindical. Las secciones sindicales estarán representadas cuando en la empresa cuenten con representantes en el comité o centro de trabajo y ocupen a más de 250 trabajadores, por delegados sindicales elegidos por y para sus afiliados. 

A falta de acuerdo, el número de delegados sindicales por cada sección sindical de los sindicatos que haya obtenido el 10% de los votos en la elección al Comité de Empresa se determinará como sigue: 

Planes de igualdad y medidas para personas LGTBI 

Las empresas con 50 o más trabajadores están obligadas a elaborar e implantar planes de igualdad. Estos planes deben contener un conjunto ordenado de medidas evaluables dirigidas a remover los obstáculos que impiden o dificultan la igualdad efectiva de mujeres y hombres.  Entre el contenido que debe valorarse para la elaboración del plan de igualdad cabe destacar el registro retributivo donde se debe reflejar la información retributiva desglosada por sexos y valoración de puestos de trabajo, igualmente el mismo deberá contener una auditoria retributiva. 

Además, las empresas con más de 50 trabajadores deben contar con un conjunto planificado de medidas y recursos para alcanzar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI. Estas medidas deben incluir un protocolo de actuación para la atención del acoso y la violencia contra las personas LGTBI 

Canal de denuncias

Las empresas con más 50 trabajadores están obligadas a disponer de un canal de denuncias, con la finalidad principal de proteger frente a las posibles represalias de personas trabajadoras que detecten infracciones penales o administrativas y las pongan en conocimiento a través de los mecanismos legales vigentes. 

Contratación de personal con discapacidad

Las empresas de 50 o más trabajadores tendrán la obligación de tener en plantilla, como mínimo a un 2% de empleados con discapacidad. 

Para el cómputo del número de trabajadores, será necesario tener en cuenta como periodo de referencia el correspondiente a los 12 meses anteriores en el momento del cómputo, dando como resultado un promedio en el que se deben considerar la totalidad de los centros de trabajo de la empresa. 

No obstante, en el caso de no poder cumplir con el % de reserva del 2% que establece la Ley General de Discapacidad, es posible solicitar una declaración o certificado de excepcionalidad, siempre que podamos acreditar la imposibilidad de poder cumplir la ley mediante contratación directa. 

Servicio de prevención propio

Las empresas que cuenten con más de 500 trabajadores tienen la obligación de constituir un servicio de prevención propio.  

Este servicio debe estar compuesto por un conjunto de medios humanos y materiales necesarios para realizar las actividades de prevención.  Además, el servicio debe constituir una unidad organizativa específica dentro de la empresa, y sus integrantes deben dedicarse exclusivamente a las actividades preventivas, debiendo someter su sistema de prevención al control de auditorías externas periódicas en prevención de riesgos laborales. 

 Las empresas no pueden externalizar parte de las actividades preventivas, debiendo constituir dicho servicio de prevención propio sin opción de concierto.  

Esta obligación se aplica también a las empresas de entre 250 y 500 trabajadores que desarrollen actividades consideradas como especialmente peligrosas. 

Cumplir con la normativa laboral no es solo una obligación legal, sino también una muestra de compromiso con las personas que forman parte de tu empresa. Conocer y aplicar estas exigencias, en función del tamaño de la plantilla, permite evitar sanciones y, sobre todo, construir entornos de trabajo más seguros, igualitarios y respetuosos.

Desde GSM&B, te ayudamos a revisar y adaptar tus políticas laborales para que estén alineadas con la normativa vigente y con los valores de tu organización.

Artículo escrito por Concepción Martínez Pérez, socia responsable del área laboral y recursos humanos.