La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales ya tiene calendario. Con la publicación de la Orden HAC/1028/2026, que desarrolla la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria, han empezado a contar los plazos fijados en el Real Decreto 238/2026: las empresas con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros deberán emitir factura electrónica a partir de octubre de 2027, y el resto de empresas, pymes y autónomos, a partir de octubre de 2028. Contar con una adecuada asesoría fiscal para empresas será clave para anticipar la adaptación de los sistemas de facturación, revisar los procedimientos internos y garantizar el cumplimiento normativo.
Marco normativo de la factura electrónica obligatoria
La obligación procede de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece), que modificó el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. Su desarrollo se completa con dos normas:
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, por el que se desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales y se modifica el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Se publicó en el BOE el 31 de marzo de 2026 y está en vigor desde el 20 de abril de 2026.
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, por la que se regula la solución pública de facturación electrónica. Se publicó en el BOE el 5 de octubre de 2026 y entró en vigor el 6 de octubre de 2026. Su entrada en vigor activa el cómputo de los plazos de aplicación efectiva.
Calendario de aplicación de la factura electrónica obligatoria
Los plazos se cuentan desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026 (6 de octubre de 2026):
| Obligados | Plazo | Fecha de aplicación |
|---|---|---|
| Empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros en el año natural anterior | 12 meses | 6 de octubre de 2027 |
| Resto de empresarios y profesionales | 24 meses | 6 de octubre de 2028 |
| Obligación de informar sobre los estados de la factura para personas físicas y entidades en régimen de atribución de rentas con volumen de operaciones igual o inferior a 8 millones de euros | 36 meses | 6 de octubre de 2029 |
La solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria deberá estar disponible al menos dos meses antes de la primera fecha de aplicación efectiva.
Régimen transitorio. Durante los 12 primeros meses en los que estén obligados a emitir factura electrónica, los emisores deberán acompañar cada factura electrónica de un documento en formato PDF que garantice su legibilidad para los empresarios y profesionales que todavía no estén obligados a recibirlas, salvo que el destinatario acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original.
¿Quiénes están obligados a expedir factura en formato electrónico?
Todos los empresarios y profesionales que cumplan simultáneamente los siguientes requisitos:
- Estar obligados a expedir y entregar factura por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional.
- Que el destinatario de la operación sea un empresario o profesional.
- Que el destinatario tenga en España la sede de su actividad económica, un establecimiento permanente o, en su defecto, su domicilio o residencia habitual, siempre que la operación tenga por destinatario dicha sede, establecimiento, domicilio o residencia.
La obligación también se aplica cuando las partes hayan optado por que la factura la expida materialmente el destinatario de la operación o un tercero.
Operaciones exceptuadas
- Las operaciones que se documenten mediante facturas simplificadas. Las facturas simplificadas cualificadas, que incorporan la identificación completa del destinatario, no quedan exceptuadas.
- Las operaciones que queden excluidas mediante orden ministerial cuando sea necesario para el buen funcionamiento económico del sector afectado.
Dos vías para el intercambio de facturas electrónicas
El denominado «sistema español de factura electrónica» se compone de dos vías, que pueden utilizarse por separado o de forma combinada:
- Plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas.
- Solución pública de facturación electrónica, gestionada por la Agencia Tributaria y de uso gratuito.
Si un empresario o profesional no ha acordado expresamente con sus proveedores recibir las facturas a través de una o varias plataformas privadas, se entiende que opta por la solución pública, sin necesidad de manifestarlo.
Quienes no utilicen la solución pública para emitir sus facturas deberán:
- Remitir a la solución pública, de forma simultánea a su emisión, una copia electrónica fiel de cada factura en sintaxis UBL. La copia fiel debe recoger la información de todos los conceptos de la factura original que tengan correspondencia en la sintaxis de la solución pública y cumplir, en todo caso, con el contenido mínimo del Reglamento de facturación.
- Hacer público su punto o puntos de entrada de facturas electrónicas en sus comunicaciones con otros empresarios y profesionales y, en su caso, en su página web. Si no lo identifican, se entenderá que su punto de entrada es la solución pública.
¿Cómo funcionan las plataformas privadas de intercambio?
Los operadores de plataformas privadas deben garantizar la interoperabilidad, es decir, transformar el mensaje de la factura a todos los formatos admitidos preservando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Además:
- Todas las facturas emitidas a través de estas plataformas deben estar firmadas con firma electrónica avanzada, directamente por el emisor o mediante firma delegada autorizada.
- Cada factura debe identificarse con un código único, contenido en un solo campo o en una concatenación de campos, que incluirá necesariamente el NIF del emisor, la serie y el número de la factura y la fecha de expedición.
Requisitos mínimos y procedimiento de interconexión entre plataformas privadas
- Las plataformas están obligadas a interconectarse cuando lo soliciten sus clientes y a aceptar las solicitudes de interconexión, que deben estar operativas en el plazo de un mes.
- La interconexión debe permitir intercambiar facturas entre todos los usuarios.
- Los operadores pueden utilizar la solución pública de facturación electrónica como medio de interconexión.
Requisitos técnicos para operar
- Tener capacidad para conectarse con la solución pública de facturación electrónica.
- Cumplir los requisitos del artículo 13 del Real Decreto 238/2026.
- Las plataformas que intercambien facturas a través de la solución pública deben recuperar automáticamente las facturas recibidas por sus clientes y ponerlas a su disposición de forma inmediata.
Obligaciones de los destinatarios sobre los estados de la factura
Cuando se utilizan plataformas privadas, el destinatario debe informar al emisor de los siguientes estados:
- Con carácter obligatorio: la aceptación o el rechazo comercial de la factura y su fecha, y el pago efectivo completo y su fecha. El plazo para informar es de cuatro días naturales, excluidos sábados, domingos y festivos nacionales, desde que se produce el estado.
- Con carácter voluntario: la aceptación o el rechazo parcial, el pago parcial y la cesión de la factura a un tercero para su cobro.
¿Cómo funciona la solución pública de facturación electrónica?
La Orden HAC/1028/2026 concreta los elementos técnicos de la solución pública. Entre los más relevantes para las empresas:
- Las facturas emitidas o intercambiadas a través de la solución pública deben ajustarse al modelo semántico europeo EN 16931 en sintaxis UBL.
- La solución pública ofrecerá un formulario gratuito para emitir facturas de forma individual y servicios web para la interconexión, la remisión de copias fieles y la comunicación de estados y pagos.
- Las facturas emitidas o intercambiadas a través de la solución pública quedan a disposición inmediata de la Administración, por lo que no es necesario remitir copia fiel.
- Ni las facturas ni las copias fieles pueden incorporar ficheros adjuntos o embebidos.
- El acceso requiere certificado electrónico. En los formularios web también puede utilizarse el sistema Cl@ve, y es posible actuar mediante representación a través de apoderados inscritos en el registro de la Agencia Tributaria.
- Las facturas expedidas con el formulario de la solución pública son verificables conforme al artículo 6.5.b) del Reglamento de facturación («Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU»).
Comunicación de estados y pagos a la solución pública
- El destinatario debe informar del rechazo de la factura, de la fecha del pago efectivo completo y de la fecha de vencimiento del plazo de pago. El plazo es de cuatro días naturales, excluidos sábados, domingos y festivos nacionales.
- En ausencia de rechazo o de factura rectificativa posterior, se presume que la factura ha sido aceptada.
- La obligación de informar del pago se entiende cumplida cuando la propia factura, o su copia fiel, incluye una fecha de pago anterior o coincidente con la fecha de expedición y coincidente con la fecha de la operación o del devengo.
- El emisor puede comunicar, de forma voluntaria, el cobro o el impago de la factura y las diferencias que detecte respecto a las fechas comunicadas por el destinatario.
Cálculo del plazo de pago de las facturas
- Carácter general: el plazo de pago no puede exceder de 60 días naturales. Si no se fija, será de 30 días naturales.
- Facturas vinculadas a obras de edificación: se admite una retención del 5 % durante un año; el plazo finaliza con el pago efectivo completo, excluida dicha retención.
- Inicio del cómputo a efectos estadísticos: el día de recepción de la factura. Si no se comunica a la solución pública, el cómputo se inicia en la fecha de expedición.
Factura electrónica y VERI*FACTU: dos obligaciones distintas
La factura electrónica obligatoria y VERI*FACTU suelen confundirse, pero regulan aspectos diferentes. La factura electrónica afecta al formato y al intercambio de las facturas entre empresas y profesionales. VERI*FACTU regula los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos con los que se emiten las facturas para garantizar su integridad, trazabilidad e inalterabilidad. Adaptarse a una no exime de la otra.
El Ministerio de Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 su intención de aplazar la obligatoriedad de VERI*FACTU hasta octubre de 2028, para hacerla coincidir con la fecha de aplicación de la factura electrónica para la mayoría de empresas y autónomos. Este aplazamiento está pendiente de aprobarse mediante la norma correspondiente.
Cómo preparar a la empresa para la factura electrónica obligatoria
Aunque los plazos de aplicación se sitúan en 2027 y 2028, la adaptación conviene planificarla con antelación. Los principales pasos son:
- Identificar en qué grupo se encuentra la empresa según su volumen de operaciones del año anterior.
- Decidir si se utilizará una plataforma privada, la solución pública o una combinación de ambas, y comprobar que el proveedor de software garantiza la interoperabilidad y la remisión de copias fieles.
- Revisar los procesos de recepción, aprobación y pago de facturas de proveedores para cumplir los plazos de comunicación de estados.
- Coordinar la adaptación con los requisitos de VERI*FACTU para evitar dos cambios sucesivos en los sistemas de facturación.
La implantación de la factura electrónica obligatoria exigirá a las empresas revisar sus sistemas de emisión, recepción, conservación e información de estados de factura, y coordinar sus procesos administrativos con las nuevas obligaciones técnicas. En GSM&B ofrecemos asesoría fiscal especializada para ayudar a empresas y profesionales a planificar esta adaptación, cumplir los plazos y reducir riesgos de incumplimiento en una materia que afectará de forma directa a su operativa diaria.
