Cuando una empresa envía temporalmente a su plantilla a prestar servicios en otro país de la Unión Europea, o recibe en España trabajadores de una empresa extranjera, debe garantizar unas condiciones laborales mínimas y cumplir obligaciones de comunicación y documentación. Estas reglas protegen a los trabajadores desplazados y evitan la competencia basada en peores condiciones de trabajo. Nuestro equipo de asesoramiento laboral informa a las empresas de las obligaciones que les afectan en cada desplazamiento.
Qué es un trabajador desplazado
La Ley 45/1999, de 29 de noviembre, sobre el desplazamiento de trabajadores en el marco de una prestación de servicios transnacional, considera trabajador desplazado a quien, manteniendo su relación laboral con la empresa que le envía, presta servicios temporalmente en otro Estado de la UE o del Espacio Económico Europeo. Son tres los supuestos:
- Contrata o prestación de servicios: la empresa desplaza a su personal para ejecutar un contrato con un cliente en España.
- Desplazamiento intragrupo: el trabajador presta servicios en un centro de trabajo propio o de otra empresa del mismo grupo.
- Cesión por empresa de trabajo temporal (ETT): la ETT pone al trabajador a disposición de una empresa usuaria en España.
Para evitar desplazamientos ficticios, la Inspección de Trabajo valora el conjunto de circunstancias del caso: si la empresa tiene una actividad real en su país de origen y si el trabajador realmente presta servicios con carácter temporal.
Qué condiciones laborales hay que garantizar
Con independencia de la ley que rija el contrato, la empresa debe garantizar a los trabajadores desplazados a España las condiciones previstas en la legislación española y en los convenios colectivos aplicables en estas materias (art. 3):
- tiempo de trabajo y vacaciones;
- cuantía del salario;
- igualdad de trato y no discriminación;
- trabajo de menores;
- prevención de riesgos laborales;
- no discriminación de trabajadores temporales y a tiempo parcial;
- respeto a la intimidad y dignidad;
- libertad sindical y derechos de huelga y de reunión;
- condiciones de cesión de trabajadores por ETT;
- condiciones de alojamiento, cuando lo facilite la empresa, y dietas o reembolsos de gastos de viaje, alojamiento y manutención.
En cuanto al salario, se garantiza la cuantía que corresponda al grupo o categoría según la normativa o el convenio aplicable, en cómputo anual. Los complementos de desplazamiento cuentan como salario, salvo que compensen gastos efectivamente realizados; si no consta su naturaleza, se presume que todo el complemento es reembolso de gastos y, por tanto, no computa (art. 4).
La ley prevé una excepción para determinados desplazamientos de corta duración, de hasta ocho días, en materia de vacaciones y cuantía del salario.
Desplazamientos de más de 12 meses
Cuando el desplazamiento supera los 12 meses, la empresa debe aplicar, además, prácticamente toda la legislación laboral española (art. 3.8). Quedan fuera:
- los procedimientos, formalidades y condiciones de celebración y extinción del contrato, incluidos los pactos de no competencia posterior;
- los regímenes complementarios de jubilación.
Este plazo puede ampliarse hasta los 18 meses si la empresa presenta una notificación motivada antes de que se cumplan los 12. Las interrupciones por vacaciones o permisos no detienen el cómputo.
Si un trabajador desplazado es sustituido por otro para realizar el mismo trabajo en el mismo lugar, se suman los periodos de ambos para calcular la duración.
Comunicación previa del desplazamiento y documentación
La empresa que desplaza trabajadores a España debe comunicarlo antes de su inicio, por medios electrónicos, a la autoridad laboral del territorio donde se prestarán los servicios (art. 5). El Ministerio de Trabajo ofrece la información sobre el trámite.
La comunicación debe incluir, entre otros datos:
- la identificación de la empresa, su domicilio fiscal y su número de IVA;
- los datos de los trabajadores desplazados;
- la empresa y el centro de trabajo donde prestarán servicios;
- la fecha de inicio y la duración prevista;
- la descripción de los servicios;
- un representante en España para relacionarse con las autoridades y otro para la información, consulta y negociación con los trabajadores.
Además, la empresa debe tener a disposición de la Inspección de Trabajo, en el centro de trabajo o en formato digital, los contratos, recibos de salarios, registros de jornada y, en su caso, las autorizaciones de trabajo de nacionales de terceros países, traducidos al castellano o a la lengua cooficial. También debe comunicar por escrito los daños para la salud que sufran los trabajadores desplazados (art. 6).
Trabajadores cedidos por empresas de trabajo temporal
Las ETT que ponen trabajadores a disposición de empresas usuarias en España deben garantizarles las mismas condiciones de remuneración y trato que tendrían si hubieran sido contratados directamente por la usuaria. La retribución debe figurar en el contrato de puesta a disposición.
Para las ETT no rigen las excepciones de corta duración y la comunicación previa exige requisitos adicionales, como acreditar que cumplen las condiciones para operar en su Estado de origen. La ley también regula los desplazamientos en cadena, cuando la empresa usuaria envía a su vez al trabajador cedido a otro país.
Conductores del transporte por carretera
El Real Decreto-ley 3/2022, de 1 de marzo, añadió a la Ley 45/1999 un régimen específico para los conductores (arts. 18 a 25):
- las operaciones de cabotaje se consideran siempre desplazamiento;
- no se consideran desplazamiento, en general, el transporte bilateral ni el tránsito por España sin carga ni descarga;
- la declaración se presenta antes del inicio a través del formulario multilingüe del sistema IMI de la Comisión Europea, no mediante la comunicación general;
- el conductor debe llevar a bordo una copia de la declaración, la prueba de las operaciones de transporte y los datos del tacógrafo.
Empresas españolas que desplazan trabajadores a otro país de la UE
Las mismas reglas se aplican en sentido inverso. Las empresas establecidas en España que envían trabajadores a otro Estado del Espacio Económico Europeo deben garantizarles las condiciones laborales del país de destino (disposición adicional primera) y cumplir sus obligaciones de comunicación. La Inspección de Trabajo española puede iniciar de oficio el procedimiento sancionador por estos incumplimientos.
Antes del desplazamiento conviene revisar tres cuestiones más:
- Información al trabajador. Desde el 5 de octubre de 2026, el Real Decreto 723/2026 obliga a informar por escrito sobre el país de destino, la duración prevista, la divisa de pago y los gastos de viaje, alojamiento y manutención, con información adicional en los desplazamientos dentro de la UE.
- Seguridad Social. Con carácter general, el trabajador puede seguir cotizando en España durante el desplazamiento si se tramita el certificado A1. La reforma de los reglamentos europeos de coordinación, que se aplicará desde noviembre de 2028, modifica estas reglas.
- Fiscalidad. La tributación del salario depende de la residencia fiscal y del convenio de doble imposición aplicable.
Control y sanciones
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social vigila el cumplimiento de estas obligaciones y coopera con las autoridades de los demás Estados miembros; sus inspectores pueden actuar acompañados de expertos de otros países. Los incumplimientos se sancionan conforme a la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), que tipifica infracciones leves, graves y muy graves en materia de desplazamiento y, desde 2021, infracciones específicas para ETT y empresas usuarias.
Origen de la normativa actual
El régimen descrito procede, en su versión actual, de la Directiva (UE) 2018/957, que modificó la Directiva 96/71/CE sobre desplazamiento de trabajadores con el objetivo de equilibrar la libre prestación de servicios y la protección de los derechos laborales.
España la incorporó mediante el Real Decreto-ley 7/2021, de 27 de abril, que reformó la Ley 45/1999 y la LISOS. Sus principales novedades, todas vigentes, fueron la regla de los 12 o 18 meses, el cómputo acumulado en caso de sustitución, la igualdad de trato de los trabajadores cedidos por ETT, la inclusión del alojamiento y las dietas entre las materias protegidas y el refuerzo de la cooperación entre inspecciones.
Novedad en tramitación: la declaración electrónica europea
a UE tramita un reglamento para crear un portal común de declaración de desplazamientos, conectado al sistema IMI, con un formulario normalizado. El Parlamento Europeo lo aprobó el 20 de octubre de 2026, pero todavía no es norma: falta su adopción por el Consejo y su publicación en el Diario Oficial. Su uso será voluntario para cada Estado, por lo que habrá que comprobar si España se adhiere y desde cuándo.
Qué debe revisar la empresa antes de desplazar trabajadores
- Que el desplazamiento encaja en uno de los supuestos legales y tiene carácter temporal real.
- Que la comunicación previa se presenta antes del inicio y se designan los representantes.
- Que el salario, las dietas y el alojamiento respetan las condiciones del país de destino.
- Que se controla la duración para anticipar el umbral de los 12 meses y, en su caso, notificar la prórroga.
- Que se entrega por escrito la información sobre el desplazamiento y se tramita el certificado A1.
- Que la documentación está disponible y traducida para una posible inspección.
En GSM&B informamos a las empresas de las obligaciones aplicables a cada desplazamiento y les indicamos la medida más adecuada. Puede consultar con nuestro equipo de asesoramiento laboral y, en desplazamientos fuera de España, con nuestra asesoría internacional ya que pertenecemos a la red BKR International.
