El registro retributivo permite conocer cómo se distribuyen las remuneraciones de la plantilla y detectar posibles diferencias salariales entre mujeres y hombres. Su correcta elaboración exige recopilar los datos, clasificarlos adecuadamente y mantenerlos actualizados. Contar con una asesoría laboral para empresas facilita el cumplimiento de esta obligación y la interpretación de sus resultados.
Aunque afecta a todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, existen requisitos adicionales relacionados con el tamaño de la plantilla y la realización de auditorías retributivas. A continuación, explicamos qué debe incluir el registro, quién puede consultarlo y qué consecuencias puede tener su incumplimiento.
¿Qué es el registro retributivo y para qué sirve?
El registro retributivo es un documento que recoge información sobre las remuneraciones de la plantilla, desglosada por sexo y organizada conforme al sistema de clasificación profesional aplicable.
Su finalidad es garantizar la transparencia salarial y facilitar la identificación de posibles discriminaciones retributivas, tanto directas como indirectas.
La obligación se recoge en el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley 6/2019. Su desarrollo reglamentario se encuentra en el Real Decreto 902/2020, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, en vigor desde el 14 de abril de 2021.
¿Qué empresas están obligadas a disponer de un registro salarial?
Todas las empresas con plantilla deben elaborar un registro retributivo, con independencia de su número de personas trabajadoras y de si están obligadas a disponer de un plan de igualdad.
El registro debe comprender a toda la plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos comprendidos en el ámbito de aplicación de la normativa laboral. Por tanto, tener menos de 50 personas trabajadoras no exime de esta obligación.
¿Qué debe incluir el registro retributivo?
El registro debe reflejar la media aritmética y la mediana de las cantidades realmente percibidas por la plantilla, diferenciando:
- Salario base.
- Cada uno de los complementos salariales.
- Cada una de las percepciones extrasalariales.
Los datos deben desglosarse por sexo y distribuirse por grupos profesionales, categorías profesionales, niveles, puestos u otro sistema de clasificación aplicable.
No basta con recoger una remuneración total: deben identificarse separadamente los distintos conceptos que la componen. Tampoco debe equipararse automáticamente la categoría profesional al grupo de cotización, ya que responden a criterios distintos.
Periodo de referencia y actualización del registro retributivo
El periodo de referencia es, con carácter general, el año natural. Además, el registro debe modificarse cuando se produzcan alteraciones sustanciales en cualquiera de sus elementos.
Para mantener una información fiable, conviene revisar la coherencia entre el registro, las nóminas y la clasificación profesional utilizada, así como documentar los criterios empleados en su elaboración.
Formato y modelos del registro salarial
La empresa puede elegir el formato del documento, siempre que permita recoger todos los datos exigidos y facilite su consulta.
El Ministerio de Trabajo y Economía Social y el Ministerio de Igualdad ponen a disposición de las empresas herramientas y modelos que pueden utilizarse para elaborarlo. El uso de estos modelos es voluntario: lo obligatorio es que el registro cumpla los requisitos normativos. Real Decreto 902/2020, artículo 5.
Consulta a la representación legal y acceso al registro
La representación legal de las personas trabajadoras debe ser consultada al menos diez días antes de elaborar el registro. La misma antelación se exige cuando se modifique.
El acceso a su contenido depende de si existe representación legal:
- Empresas con representación legal: las personas trabajadoras acceden a través de esta, que tiene derecho a conocer el contenido íntegro del registro.
- Empresas sin representación legal: quienes lo soliciten reciben las diferencias porcentuales entre las retribuciones promediadas de hombres y mujeres, desglosadas según la naturaleza de la remuneración y el sistema de clasificación aplicable.
En este último supuesto, la información facilitada no incluye las cuantías efectivas promediadas que constan en el documento. En todo caso, su tratamiento debe respetar las obligaciones de confidencialidad y protección de datos.
Registro retributivo en empresas de 50 o más personas trabajadoras
Además de cumplir las obligaciones generales, las empresas con al menos 50 personas trabajadoras deben prestar atención a la justificación de determinadas diferencias retributivas.
Cuando el promedio de las remuneraciones de un sexo supere al del otro en un 25 % o más, tomando el conjunto de la masa salarial o la media de las percepciones satisfechas, la empresa debe incorporar al registro una justificación de que la diferencia responde a motivos ajenos al sexo. Estatuto de los Trabajadores, artículo 28.3.
Asimismo, las empresas de 50 o más personas trabajadoras están obligadas a elaborar y aplicar un plan de igualdad, conforme a las reglas de cómputo correspondientes. Ley Orgánica 3/2007, artículo 45.
Registro retributivo en empresas de menos de 50 personas trabajadoras
Las empresas de menor tamaño también deben disponer de un registro completo y actualizado.
Aunque la obligación específica del artículo 28.3 del Estatuto de los Trabajadores se refiere a empresas de al menos 50 personas, no debe concluirse que las empresas de menor tamaño quedan siempre exentas de justificar diferencias del 25 %: si realizan una auditoría retributiva en el marco de un plan de igualdad, se aplican las exigencias adicionales del artículo 6 del Real Decreto 902/2020.
Además, una empresa de menos de 50 personas puede estar obligada a tener un plan de igualdad por convenio colectivo o por acuerdo de la autoridad laboral en un procedimiento sancionador, en los términos legalmente previstos. También puede elaborarlo voluntariamente.
Una diferencia inferior al 25 % también puede ser discriminatoria. Este umbral activa determinadas obligaciones de justificación, pero no representa un margen permitido de desigualdad salarial.
Diferencias entre registro retributivo y auditoría salarial
El registro retributivo documenta las remuneraciones y es obligatorio para todas las empresas con plantilla.
La auditoría retributiva examina si el sistema de remuneración garantiza la igualdad entre mujeres y hombres. Debe incorporarse a los planes de igualdad, incluidos los voluntarios, previa la negociación correspondiente.
La auditoría comprende un diagnóstico de la situación salarial, la valoración de los puestos y un plan de actuación para corregir desigualdades, con medidas, responsables, calendario y seguimiento.
Además, las empresas que realizan auditorías retributivas deben incorporar al registro:
- Las medias y medianas de las agrupaciones de trabajos de igual valor, aunque pertenezcan a distintos apartados de la clasificación profesional.
- La justificación correspondiente cuando la media o la mediana de las retribuciones totales de un sexo supere a la del otro en al menos un 25 %.
Estas particularidades se recogen en los artículos 6, 7 y 8 del Real Decreto 902/2020.
Sanciones por incumplir las obligaciones del registro retributivo
La ausencia del registro o su elaboración incorrecta puede generar responsabilidad administrativa. La calificación de la infracción y la cuantía de la sanción dependen de la conducta y de las circunstancias del caso.
El incumplimiento de las obligaciones legales en materia de igualdad puede constituir una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros.
Cuando se acrediten decisiones empresariales que impliquen discriminación retributiva por razón de sexo, puede tratarse de una infracción muy grave, con multas de 7.501 a 225.018 euros.
Por ello, debe distinguirse entre incumplir las obligaciones documentales y adoptar decisiones salariales discriminatorias. La información del registro también puede tener relevancia en procedimientos judiciales. Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
Asesoría laboral para empresas: una gestión retributiva transparente
El registro retributivo aporta información útil para revisar la estructura salarial, analizar diferencias y detectar aspectos que requieren una justificación o una medida correctora. Su valor depende de la calidad de los datos y de una interpretación adecuada de los resultados.
Desde la asesoría laboral para empresas de GSM&B acompañamos a las organizaciones en la elaboración, revisión y actualización del registro retributivo, así como en su coordinación con los planes de igualdad y las auditorías retributivas. Un asesoramiento adaptado a cada plantilla permite abordar estas obligaciones con rigor y mejorar la transparencia de las políticas salariales.
